Hàng tồn kho là gì và phương pháp quản lý

Hàng tồn kho là gì? Doanh nghiệp cần phải quản lý hàng tồn kho như thế nào để hoạt động ổn định và phát triển bền vững. Cùng Haitech xoay quanh chủ đề này với các phương pháp cụ thể trong bài viết nhé!

1. Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho hiểu đơn giản là tất cả các sản phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa mà doanh nghiệp đang sở hữu và dự trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc bán hàng. Từ những chiếc điện thoại thông minh trên kệ cửa hàng đến những cuộn vải trong nhà máy dệt, tất cả đều được xem là hàng tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò cốt lõi trong việc duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, tối ưu hóa dòng tiền và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Có nhiều loại hàng tồn kho khác nhau, mỗi loại đều có đặc điểm và yêu cầu quản lý riêng biệt. Dưới đây là một số loại hàng tồn kho phổ biến:

• Hàng tồn kho nguyên liệu: Là các vật liệu, linh kiện hoặc nguyên liệu thô được sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
• Hàng tồn kho sản phẩm đang được sản xuất: Là các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thiện.
• Hàng tồn kho thành phẩm: Là các sản phẩm đã hoàn thiện, sẵn sàng được bán ra thị trường.
• Hàng tồn kho bán lẻ: Là các sản phẩm được bán trực tiếp cho khách hàng cuối cùng.
• Hàng tồn kho tài sản cố định: Là các tài sản cố định như máy móc, thiết bị, và cơ sở hạ tầng.

→ Tìm hiểu: Kho logistics là gì? Tìm hiểu về vai trò và ý nghĩa

2. Tại sao hàng tồn kho lại quan trọng?

Hàng tồn kho là gì? tại sao nó lại quan trọng? Dù là nguyên liệu, sản phẩm đang sản xuất hay thành phẩm, đều đóng vai trò như một mạch máu nuôi dưỡng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc quản lý hiệu quả kho hàng không chỉ đơn thuần là kiểm soát số lượng hàng hóa mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến nhiều khía cạnh khác của doanh nghiệp.

• Đảm bảo cung ứng: Hàng tồn kho đủ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, tránh tình trạng cháy hàng, làm mất lòng khách hàng.
• Tối ưu hóa sản xuất: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho nguyên vật liệu giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tránh gián đoạn.
• Tạo lợi thế cạnh tranh: Một doanh nghiệp có hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ có khả năng đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Tuy nhiên, việc quản lý hàng tồn kho không hề đơn giản. Nếu không quản lý đúng phương pháp và hiệu quả có thể gây ra nhiều vấn đề đối với doanh nghiệp.

Nếu không kiểm soát được hàng tồn kho hiệu quả sẽ dẫn đến các vấn đề:

• Chi phí lưu kho cao: Hàng tồn kho càng nhiều, chi phí thuê kho, bảo quản, bảo hiểm càng lớn.
• Hàng hóa bị hỏng hóc, lỗi mốt: Hàng tồn kho quá lâu có thể bị hỏng hóc, lỗi mốt, gây ra tổn thất cho doanh nghiệp.
• Khó khăn trong việc kiểm soát: Khi hàng tồn kho quá lớn và không được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ khó nắm bắt được tình hình thực tế của kho hàng.

→ Tìm hiểu: Nhà kho thông minh là gì? Ưu điểm và lợi ích

3. Tại sao cần phải quản lý hàng tồn kho?

Hàng tồn kho là gì? Tại sao cần phải quản lý chúng? Quản lý hàng tồn kho không chỉ là một công việc đơn thuần mà còn là một yếu tố chiến lược quan trọng quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Do đó, quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp hoạt động ổn định. Khi đó, từ hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp mang về các lợi ích:

3.1 Đảm bảo hoạt động sản xuất

• Nguyên liệu: Nếu thiếu hụt nguyên liệu, dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến tiến độ và năng suất.
• Sản phẩm hoàn thiện: Khi không có đủ hàng để bán, doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội kinh doanh, làm giảm doanh thu và lợi nhuận.

3.2 Tối ưu hóa dòng tiền

• Giảm chi phí lưu kho: Hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây áp lực lên không gian lưu trữ, dẫn đến tăng chi phí thuê kho, bảo hiểm, và nhân công.
• Nâng cao hiệu quả vốn: Vốn bị "kẹt" trong hàng tồn kho sẽ không thể sử dụng để đầu tư vào các hoạt động khác của doanh nghiệp.

3.3 Nâng cao khả năng cạnh tranh

• Đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng: Khách hàng luôn mong muốn nhận được sản phẩm một cách nhanh chóng. Việc có sẵn hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu này.
• Giảm thiểu rủi ro thiếu hàng: Thiếu hàng sẽ khiến khách hàng chuyển sang các đối thủ cạnh tranh, gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp.

3.4 Cải thiện quản lý

• Kiểm soát chặt chẽ: Quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tồn kho, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.
• Phát hiện và xử lý vấn đề kịp thời: Nhờ việc theo dõi thường xuyên, doanh nghiệp có thể phát hiện và xử lý các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho một cách nhanh chóng.

3.5 Tăng cường độ chính xác

• Cải thiện độ chính xác: Dữ liệu về hàng tồn kho giúp doanh nghiệp xây dựng các mô hình dự báo chính xác hơn, từ đó đưa ra các quyết định sản xuất và kinh doanh hiệu quả hơn.

4. Các vấn đề thường gặp khi quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho vô cùng quan trọng, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn với vô số các mặt hàng cần theo dõi. Bởi nếu sản phẩm dễ hư hỏng, có thời hạn sử dụng ngắn hoặc có nhu cầu thị trường biến động cao sẽ đòi hỏi quản lý hàng tồn kho chặt chẽ hơn. Cùng đó sự phức tạp của chuỗi cung ứng, nhiều khâu trung gian sẽ làm tăng độ khó trong việc quản lý hàng tồn kho… Vì vậy quản lý hàng tồn kho cần sự chuyên nghiệp và phù hợp để hiệu quả.

• Hàng tồn kho quá nhiều: Dẫn đến lãng phí chi phí lưu kho, tăng nguy cơ hàng hóa hư hỏng, lỗi mốt.
• Hàng tồn kho quá ít: Gây ra tình trạng thiếu hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, làm mất uy tín của doanh nghiệp.
• Sai lệch giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và số liệu trên sổ sách: Gây khó khăn trong việc lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh.
• Khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa: Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn và đa dạng sản phẩm.

5. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Để giải quyết các vấn đề trên và tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:

5.1 Sử dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả. Phần mềm này giúp:

• Tự động hóa các quy trình: Nhập kho, xuất kho, kiểm kê, báo cáo...
• Theo dõi số lượng hàng tồn kho thực tế: Giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình hàng hóa một cách chính xác.
• Phân tích dữ liệu: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.

5.2 Áp dụng phương pháp ABC

Phương pháp ABC là một kỹ thuật phân loại hàng tồn kho dựa trên giá trị và mức độ quan trọng của từng mặt hàng. Hàng hóa được chia thành 3 nhóm:

• Nhóm A: Hàng có giá trị cao, chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số lượng hàng tồn kho nhưng đóng góp lớn vào doanh thu.
• Nhóm B: Hàng có giá trị trung bình, chiếm tỷ lệ vừa phải.
• Nhóm C: Hàng có giá trị thấp, chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số lượng hàng tồn kho nhưng đóng góp nhỏ vào doanh thu.

Bằng cách áp dụng phương pháp ABC, doanh nghiệp có thể tập trung quản lý chặt chẽ nhóm hàng A, kiểm soát chặt chẽ nhóm hàng B và đơn giản hóa việc quản lý nhóm hàng C.

→ Tìm hiểu: Hàng hóa là gì? Khái niệm và các thuộc tính

5.3 Tối ưu quản lý bằng kệ công nghiệp

Kệ công nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa không gian kho và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Bằng cách sử dụng kệ, doanh nghiệp có thể:

• Tăng diện tích lưu trữ: Tận dụng tối đa không gian chiều cao của kho.
• Sắp xếp hàng hóa khoa học: Dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng.
• Bảo vệ hàng hóa: Tránh hư hỏng, biến dạng.

5.4 Kiểm kê và quản lý hàng hết hạn

Thực hiện kiểm kê định kỳ để đối chiếu với số lượng hàng tồn kho thực tế trên sổ sách nhằm kịp thời phát hiện các sai lệch. Ngoài ra, đối với hàng có hạn sử dụng cần có quy trình quản lý rõ ràng để tránh tổn thất.

6. Vai trò của kệ công nghiệp trong quản lý hàng tồn kho

Kệ công nghiệp được thiết kế đặc biệt để đáp ứng các yêu cầu khắt khe của môi trường kho bãi. Chúng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa không gian: Kệ giúp tận dụng tối đa không gian kho, cả chiều cao và chiều ngang, giúp lưu trữ được nhiều hàng hóa hơn trong cùng một diện tích.
• Sắp xếp hàng hóa khoa học: Mỗi loại kệ có cấu trúc và chức năng khác nhau, phù hợp với từng loại hàng hóa, giúp việc tìm kiếm và lấy hàng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
• Bảo quản hàng hóa: Kệ giúp bảo vệ hàng hóa khỏi các tác động từ môi trường như ẩm ướt, bụi bẩn, va đập, giúp tăng tuổi thọ của sản phẩm.
• Nâng cao hiệu quả làm việc: Việc sắp xếp hàng hóa khoa học trên kệ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và lấy hàng.
• An toàn lao động: Kệ được thiết kế chắc chắn, đảm bảo an toàn cho người làm việc trong kho.

6.1 Các loại kệ công nghiệp phổ biến

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại kệ công nghiệp khác nhau, mỗi loại đều có những ưu điểm và ứng dụng riêng. Dưới đây là một số loại kệ phổ biến:

• Kệ Selective: Là loại kệ phổ biến nhất, có cấu trúc đơn giản, dễ lắp đặt và sử dụng, phù hợp với nhiều loại hàng hóa khác nhau.
• Kệ Mezzanine: Là hệ thống kệ nhiều tầng, tận dụng tối đa không gian chiều cao của kho, phù hợp với các doanh nghiệp cần lưu trữ lượng hàng hóa lớn.
• Kệ Drive-in: Phù hợp với việc lưu trữ hàng hóa theo khối lượng lớn, cùng một loại sản phẩm.
• Kệ Push-back: Tương tự như kệ Drive-in nhưng có thêm các ray trượt giúp đẩy pallet vào bên trong, tiết kiệm diện tích lối đi.
• Kệ Carton Flow: Dùng để lưu trữ các thùng carton nhỏ, giúp hàng hóa tự động trượt xuống phía trước khi lấy hàng.
• Kệ trung tải : Dùng để lưu trữ các sản phẩm có trọng lượng trung bình hoặc trưng bày hàng hóa

6.2 4 yếu tố quan trọng khi chọn kệ công nghiệp

Việc lựa chọn loại kệ phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Loại hàng hóa: Kích thước, trọng lượng, tính chất của hàng hóa.
• Không gian kho: Diện tích, chiều cao, cấu trúc của kho.
• Yêu cầu về lưu trữ: Tần suất lấy hàng, số lượng hàng hóa cần lưu trữ.
• Ngân sách: Khả năng đầu tư của doanh nghiệp.

Để lựa chọn được loại kệ phù hợp, bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia về kệ công nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho không chỉ là một công việc đơn thuần mà còn là một yếu tố chiến lược quan trọng quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Bằng việc hiểu rõ tầm quan trọng của hàng tồn kho và áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững.

Như vậy, qua bài trên ta đã nhận thấy tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho và các phương pháp đang được áp dụng phổ biến. Hy vọng quý vị đã hiểu sâu hơn về Hàng tồn kho là gì và phương pháp quản lý mà Haitech đã tổng hợp ở bài viết này. Qúy vị có thể mở rộng hơn với các bài viết xoay quanh chủ đề bằng các đường dẫn trong bài.